Informativa sulla privacy

Il servizio ChatPilot è fornito da DNA Creative di Ricco Vincenzo, con sede in Via Ferreria, 36 — 84081 Baronissi (SA), Italia, P.IVA 05675840655 (di seguito «ChatPilot», «noi»).

Per qualunque domanda su questa informativa o sui tuoi dati personali puoi scriverci a info@chatpilot.it o telefonare al 340 938 7180.

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non ricorrono i casi previsti dall’articolo 37 del Regolamento europeo 2016/679 (GDPR). Il riferimento per le richieste sulla privacy è il titolare, ai recapiti qui sopra.

ChatPilot è uno strumento che le aziende usano per rispondere automaticamente su WhatsApp alle persone che hanno lasciato i propri dati in una loro campagna pubblicitaria o in un loro modulo. Questo significa che trattiamo due categorie di dati molto diverse, con due ruoli diversi.

Siamo titolari del trattamento

quando decidiamo noi come usare i dati: per chi visita questo sito, per chi ci chiede informazioni o una attivazione, e per la gestione dei nostri clienti (contratto, accessi alla dashboard, fatturazione, assistenza).

Siamo responsabili del trattamento

quando i dati sono dei contatti dei nostri clienti — i cosiddetti «lead». In quel caso il titolare è l’azienda cliente, che decide quali messaggi inviare e a chi: noi trattiamo quei dati soltanto per fornirle il servizio e solo secondo le sue istruzioni, come previsto dall’articolo 28 del GDPR. Non li usiamo per finalità nostre, non li rivendiamo e non li usiamo per contattare quelle persone per conto nostro.

Se hai ricevuto un messaggio WhatsApp da un’azienda che usa ChatPilot e vuoi far valere i tuoi diritti, il riferimento è quell’azienda. Se scrivi a noi, giriamo la tua richiesta al cliente interessato e ti indichiamo a chi rivolgerti.

Raccogliamo solo i dati che servono a far funzionare il servizio. Non trattiamo volontariamente categorie particolari di dati (salute, opinioni politiche, religione e simili): se un contatto le scrive spontaneamente in un messaggio WhatsApp, quel testo viene conservato insieme al resto della conversazione e cancellato con essa.

Non chiediamo mai al cliente la password del suo WhatsApp, e nessuno di noi legge le sue conversazioni personali: il collegamento riguarda soltanto le conversazioni gestite tramite ChatPilot.

Se il cliente attiva la risposta automatica, i messaggi ricevuti su WhatsApp vengono inviati a un modello di intelligenza artificiale che genera la risposta. Il fornitore che usiamo è Anthropic PBC (modelli Claude), che tratta i dati come nostro sub-responsabile.

• Al modello vengono inviati il messaggio del contatto, la conversazione recente e le informazioni sull’attività che il cliente ci ha fornito (orari, servizi, prezzi e simili).
• I contenuti inviati non vengono usati dal fornitore per addestrare i suoi modelli: li tratta solo per generare la risposta, secondo le condizioni commerciali della sua API.
• Il bot risponde solo sulla base delle informazioni fornite dal cliente e, quando la richiesta esce da quelle informazioni, mette in pausa la conversazione e la passa a una persona.
• Nessuna decisione automatizzata produce effetti giuridici sulle persone: il bot conversa e trasferisce la conversazione, non decide nulla che riguardi diritti o contratti (art. 22 GDPR).

ChatPilot invia i messaggi in uno di due modi, a seconda di come il cliente ha collegato il proprio numero. In entrambi i casi il mittente resta il numero aziendale del cliente.

Numero collegato con il codice QR

La sessione WhatsApp del cliente resta attiva sui nostri server, come avviene con WhatsApp Web. I messaggi transitano dall’infrastruttura di WhatsApp con la cifratura prevista dal servizio; sui nostri server conserviamo i dati tecnici della sessione e il registro degli invii.

Canale ufficiale WhatsApp Business Platform (Cloud API)

I messaggi passano dai sistemi di Meta Platforms Ireland Limited, che li tratta secondo le proprie condizioni e la propria informativa. In questo caso Meta riceve il numero del destinatario, il contenuto del messaggio e i dati necessari alla consegna.

In nessuno dei due casi usiamo i contatti dei clienti per costruire elenchi nostri o per inviare messaggi promozionali per conto di altri.

I backup del database possono contenere copie dei dati per un periodo limitato, dopo il quale vengono sovrascritti.

Non vendiamo i dati a nessuno. Li condividiamo solo con i fornitori che ci permettono di far funzionare il servizio, tutti nominati responsabili del trattamento, e con le autorità quando la legge lo impone.

Possono inoltre accedere ai dati, nei limiti del necessario, i nostri collaboratori autorizzati e i consulenti (per esempio il commercialista per la fatturazione).

I dati sono conservati su server nell’Unione Europea (Italia e Irlanda). Alcuni fornitori indicati sopra hanno sede negli Stati Uniti: in quei casi il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e, dove applicabile, dell’adesione del fornitore al Data Privacy Framework UE-USA, insieme a misure tecniche come la cifratura dei dati in transito. Puoi chiederci copia delle garanzie adottate scrivendo a info@chatpilot.it.

• Tutto il traffico del sito e della dashboard viaggia cifrato (HTTPS).
• Ogni cliente vede soltanto i propri dati: l’isolamento è imposto dal database stesso, non solo dall’applicazione.
• L’accesso alla dashboard richiede password e può essere protetto con la verifica in due passaggi.
• Le operazioni importanti vengono registrate in un registro consultabile.
• I collegamenti dei sistemi esterni (per esempio i moduli pubblicitari) sono protetti da una chiave segreta diversa per ogni cliente.
• L’accesso ai server è riservato al personale tecnico autorizzato.

Il GDPR ti riconosce il diritto di:

• sapere quali dati abbiamo su di te e ottenerne una copia (accesso);
• far correggere i dati sbagliati o incompleti (rettifica);
• farli cancellare, quando non siamo obbligati per legge a conservarli;
• chiederne la limitazione o opporti al trattamento;
• riceverli in un formato leggibile da un computer (portabilità);
• revocare in ogni momento il consenso che hai dato, senza che ciò tocchi la liceità di quanto fatto prima.

Per esercitarli scrivi a info@chatpilot.it: rispondiamo entro 30 giorni. Le istruzioni per chiedere la cancellazione sono riassunte nella pagina eliminazione dei dati.

Se i dati riguardano un messaggio ricevuto da un’azienda che usa ChatPilot, la richiesta va indirizzata a quell’azienda: noi, in quel caso, siamo solo il fornitore tecnico e la giriamo a chi di dovere.

Se ritieni che i tuoi dati siano trattati in modo scorretto puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità del Paese in cui vivi.

Sulla dashboard usiamo solo cookie tecnici, indispensabili per tenerti collegato: senza di essi il servizio non funziona e per questo non richiedono consenso.

Su questo sito, oltre ai cookie tecnici, è presente il Pixel di Meta, che ci permette di misurare i risultati delle campagne pubblicitarie e di mostrare annunci a chi ha già visitato il sito. Alla prima visita compare un banner con cui puoi accettare o rifiutare; la tua scelta resta memorizzata nel browser e puoi cambiarla cancellando i dati del sito.

Puoi inoltre bloccare o eliminare i cookie dalle impostazioni del tuo browser. Il trattamento dei dati raccolti tramite il Pixel è descritto anche nell’informativa di Meta.

ChatPilot è uno strumento rivolto ad aziende e professionisti e non è destinato a minori di 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori: se ci accorgiamo di averne ricevuti, li cancelliamo. Se pensi che un minore ci abbia trasmesso i propri dati, scrivici a info@chatpilot.it.

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il servizio, i fornitori o le norme. La data in cima alla pagina indica sempre l’ultima versione; se le modifiche sono rilevanti avvisiamo i clienti via email o dalla dashboard. Per l’uso del servizio valgono inoltre le condizioni d’uso.